Beschreibung

Worum geht es?

Veranstaltungskaufleute konzipieren und organisieren Veranstaltungen und sorgen für deren reibungslosen Ablauf. Sie kalkulieren die Kosten und übernehmen alle kaufmännischen Aufgaben rund um die Planung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen.

Von der Idee zum Event: Konzeption und Organisation

Ob Konzerte, Kongresse, Messen, Ausstellungen oder Stadtteilfeste: Jede größere Veranstaltung muss genau geplant und vorbereitet werden. Wie viele Besucher werden erwartet? Welche Räumlichkeiten braucht man? Werden Dolmetscher benötigt? Ist eine Genehmigung erforderlich? Veranstaltungskaufleute beraten ihre Kunden in allen Fragen kompetent. Sie entwickeln Veranstaltungskonzepte, kalkulieren die Kosten und erstellen Angebote. Die Liste der Aufgaben ist lang, denn sie begleiten ein Ereignis von Anfang bis zum Ende. Für das Sommerfest der Stadt planen sie gemeinsam mit dem Kulturbeauftragten und den Bürgervertretern, welche Musik und welche Verkaufsstände geeignet sind, und wie man die Läden in der Stadt mit einbeziehen kann. Flexibel, einfallsreich und mit viel Organisationstalent koordinieren sie alle an einer Veranstaltung beteiligten Stellen und kümmern sich um den Veranstaltungsort. Am Computer berechnen sie die Kosten und erstellen Ablauf- und Regiepläne, die sie dann umsetzen. Sie sind auch für die gesicherte Finanzierung einer Veranstaltung zuständig; zu diesem Zweck erstellen sie Kosten- und Gewinnpläne und überwachen sie. Dabei richten sie sich nach der Zielgruppe und den Gegebenheiten: Wissenschaftler erwarten auf einem Fachkongress zum Beispiel etwas anderes als Menschen, die eine Freizeitmesse besuchen. Auch für die Sicherheit sind die Veranstaltungskaufleute verantwortlich - dazu beurteilen sie zum Beispiel die Räumlichkeiten, holen Genehmigungen ein oder veranlassen Absperr- und Brandschutzmaßnahmen. Darüber hinaus planen sie den Einsatz des Personals und sind an der Kosten- und Erlösplanung beteiligt. Nach Beendigung einer Veranstaltung führen sie Erfolgskontrollen durch und stellen die Endabrechnung auf.

Auf der Veranstaltung

Wenn alles fertig geplant ist, kümmern sich Veranstaltungskaufleute auch um die Durchführung. Sie arbeiten nicht nur im Büro, sondern fahren beispielsweise zum Veranstaltungsort, kontrollieren die Installation der Einrichtungen, Aufbauten und Dekorationen und weisen das Personal ein. Auch während der Veranstaltung selbst sind sie vor Ort - deshalb müssen sie bei ihren Arbeitszeiten sehr flexibel sein. Oft geht es hektisch zu, und vieles kann schief gehen. Versagt die Tonanlage beim Konzert? Ist die Kühlanlage für die Getränke ausgefallen? Haben sich Nachbarn über Ruhestörung beschwert? Damit es nicht so weit kommt, planen Veranstaltungskaufleute für möglichst viele Eventualitäten voraus; wenn aber doch Probleme auftreten, bewahren sie einen kühlen Kopf und finden mit viel Improvisationstalent schnell eine Lösung.

Marketing und mehr

Eine Veranstaltung kann nur erfolgreich sein, wenn sie ihre Zielgruppe erreicht, und dazu muss sie gut vermarktet werden. Veranstaltungskaufleute kennen den Veranstaltungsmarkt genau und entwerfen Veranstaltungskonzepte, die den Erwartungen der jeweiligen Zielgruppe gerecht werden. Sie erarbeiten Werbe- und Marketingkonzepte und führen sie durch: Wenn sie beispielsweise die Tour einer Band organisieren, sorgen sie auch dafür, dass Poster entworfen und zusammen mit weiterem Promotion-Material an die Veranstalter vor Ort verschickt werden. Veranstaltungskaufleute sind im Hintergrund für alle Aspekte der Organisation verantwortlich, von der kreativen Entwicklung bis zu kaufmännischen Leistungen wie Buchhaltung oder Warenbestellung

Im Einzelnen

Veranstaltungskaufleute haben hauptsächlich folgende Aufgaben:

• Veranstaltungen konzipieren und organisieren
  • Kunden beraten, informieren und betreuen
  • an der Entwicklung von zielgruppengerechten Veranstaltungskonzepten mitwirken
  • Konzepte und Ergebnisse präsentieren
  • Angebote einholen, Unterlagen von Künstlern/Künstlerinnen beschaffen, ordnen und archivieren, Verträge aushandeln
  • Kosten- und Gewinnpläne erstellen
  • Ablauf- und Regiepläne erstellen, dabei je nach Veranstaltungsart mit Künstlern/Künstlerinnen, Architekten/Architektinnen, Designern/Designerinnen, Technikern/Technikerinnen, Produzenten/Produzentinnen und Agenten/Agentinnen zusammenarbeiten
  • Veranstaltungsrisiken kalkulieren und bewerten
  • alle an einer Veranstaltung beteiligten Arbeiten, Stellen, Firmen und Mitwirkenden koordinieren
  • veranstaltungstechnische Anforderungen, Gegebenheiten und Vorschriften berücksichtigen, beispielsweise in Fragen der Sicherheit, der Infrastruktur (Verkehrsanbindung, Verpflegung, Toiletten, Parkplätze) oder bezüglich des Schutz- und Ruhebedürfnisses von Anwohnern
  • Endkalkulationen und Erfolgskontrollen durchführen
• Veranstaltungen durchführen
  • Ablauf- und Regiepläne umsetzen, dabei je nach Veranstaltungsart mit Künstlern/Künstlerinnen, Architekten/Architektinnen, Designern/Designerinnen, Technikern/Technikerinnen, Produzenten/Produzentinnen und Agenten/Agentinnen zusammenarbeiten
  • veranstaltungstechnische Einrichtungen, Veranstaltungs- und Organisationsabläufe überwachen
• 
  
• im Marketing den Veranstaltungsmarkt beurteilen, Marketingkonzepte erarbeiten und durchführen

Darüber hinaus führen sie auch folgende Tätigkeiten aus:

• kaufmännische Aufgaben erledigen
  • Organisationsabläufe und Verwaltungsprozesse gestalten und organisieren, kaufmännische Geschäftsvorgänge bearbeiten und Kalkulationen durchführen
  • personalwirtschaftliche Vorgänge bearbeiten